Ba câu hỏi dòng tiền cần kiểm tra mỗi tuần

Tiền thực sự vào tài khoản khi nào?

Doanh thu được ghi nhận không đồng nghĩa tiền đã về. Bán chịu, đối soát từ nền tảng và khoản giữ lại có thể tạo khoảng cách giữa ngày bán và ngày doanh nghiệp sử dụng được tiền.

Bảng theo dõi nên ghi ngày dự kiến nhận tiền, mức độ chắc chắn và người chịu trách nhiệm thu hồi.

Tiền đang bị giữ ở đâu?

Tồn kho chậm, khoản phải thu quá hạn và chi phí trả trước đều có thể làm tiền mặt giảm dù hoạt động bán hàng vẫn diễn ra. Mỗi tuần, chủ doanh nghiệp cần nhìn riêng ba nhóm này thay vì chỉ nhìn tổng doanh thu.

Mục tiêu không phải giảm mọi khoản giữ tiền bằng mọi giá, mà là biết khoản nào đang phục vụ tăng trưởng và khoản nào đã trở thành điểm nghẽn.

Dự báo theo tuần để có thời gian xử lý

Dự báo tám tuần giúp doanh nghiệp nhìn thấy tuần có nguy cơ thiếu tiền trước khi đến hạn thanh toán. Bảng chỉ cần số dư đầu kỳ, tiền vào dự kiến, tiền ra bắt buộc và số dư cuối kỳ.

Khi phát hiện khoảng trống, doanh nghiệp có thời gian đẩy nhanh thu hồi công nợ, điều chỉnh lịch mua hàng hoặc thương lượng thời hạn thay vì xử lý trong khủng hoảng.

Ví dụ đơn giản: có lãi nhưng chưa có tiền về

Giả sử doanh nghiệp giao hàng và ghi nhận doanh thu 100 triệu đồng, giá vốn và chi phí liên quan 80 triệu đồng. Lợi nhuận của giao dịch trước thuế trong ví dụ đơn giản là 20 triệu đồng. Nhưng nếu khách chưa thanh toán trong tháng còn doanh nghiệp đã trả 80 triệu đồng, giao dịch này tạo dòng tiền ra 80 triệu đồng ở tháng đó.

Nếu số dư đầu tháng là 50 triệu đồng và không có dòng tiền khác, doanh nghiệp thiếu 30 triệu đồng để chi đủ, dù giao dịch có lãi trên phép tính. Đây là ví dụ giả định để phân biệt thời điểm ghi nhận với thời điểm thu chi, không phải hướng dẫn ghi sổ hoặc kết luận về báo cáo kế toán cụ thể. Trong thực tế còn có thuế, tồn kho, tài sản, chi phí trả trước và nhiều khoản khác.

Công thức cho một tuần dự báo

Số dư cuối tuần = số dư đầu tuần + tiền dự kiến thực thu − tiền dự kiến thực chi. Số dư cuối tuần trước trở thành số dư đầu tuần sau. Chỉ đưa vào tiền có thể sử dụng; không tính hạn mức vay chưa chắc được giải ngân hoặc doanh thu chưa có lịch thu như tiền sẵn có.

Giả sử đầu tuần có 50 triệu đồng, dự kiến thu 30 triệu đồng, trả nhà cung cấp 40 triệu đồng và lương cùng chi phí khác 25 triệu đồng. Cuối tuần còn 15 triệu đồng. Nếu doanh nghiệp đặt ngưỡng tiền dự phòng 20 triệu đồng theo nhu cầu vận hành của mình, cần xử lý khoảng thiếu 5 triệu đồng trước hạn chi. Ngưỡng này là giả định, không phải một mức chung cho mọi doanh nghiệp.

Thêm kịch bản chậm thu để tránh quá lạc quan

Lập ít nhất hai cột: thu theo lịch đã xác nhận và thu chậm hơn dự kiến. Với mỗi khoản phải thu, ghi ngày đến hạn, người phụ trách và mức độ chắc chắn. So sánh dự báo với tiền thực nhận mỗi tuần để cập nhật sai lệch. Khi khoản thu lớn chưa có xác nhận, không dùng nó để cam kết những khoản chi không thể hoãn.

Ưu tiên làm rõ công nợ, thương lượng lịch thanh toán trong phạm vi hợp đồng, rà soát hàng mua mới và bảo vệ các khoản chi cần thiết. Giảm giá để xả tồn kho chỉ nên được cân nhắc sau khi tính phần tiền thu về và tác động tới lợi nhuận. Vay thêm có thể hỗ trợ thời điểm thu chi nhưng không tự giải quyết một mô hình bán hàng đang lỗ.

Buổi kiểm tra tuần nên trả lời: tuần nào tiền xuống dưới ngưỡng vận hành, khoản nào có thể trễ, ai phải làm gì trước ngày đến hạn? Với vấn đề về kế toán, thuế, vốn hoặc nghĩa vụ hợp đồng, trao đổi với người phụ trách chuyên môn dựa trên chứng từ thực tế.

Gợi ý hành động