5 kinh nghiệm đi triển lãm tìm đối tác từ nhà sáng lập Dh Foods

Chi nhiều chưa chắc mang lại nhiều cơ hội

Bỏ tiền thuê gian hàng, mang sản phẩm ra nước ngoài, đứng tiếp khách nhiều ngày nhưng vẫn chưa gặp đúng người mua. Đó là tình huống ông Nguyễn Trung Dũng, nhà sáng lập Dh Foods, nhắc đến khi chia sẻ kinh nghiệm tham gia triển lãm cùng doanh nghiệp.

Với startup, một chuyến triển lãm quốc tế có thể tiêu tốn đáng kể ngân sách, thời gian và nhân lực. Nhưng chi nhiều chưa chắc mang lại nhiều cơ hội. Gian hàng đông người cũng chưa đồng nghĩa doanh nghiệp tìm được nhà nhập khẩu phù hợp.

Từ trải nghiệm của Dh Foods, ông Dũng chia sẻ năm nhóm việc cần chuẩn bị để doanh nghiệp tiết kiệm hợp lý và tăng hiệu quả kết nối. Điểm xuyên suốt là: xác định đúng mục tiêu, chuẩn bị từ sớm và theo sát cơ hội sau sự kiện.

1. Đăng ký sớm, nhưng đừng chỉ đăng ký một chỗ đứng

Theo ông Dũng, nhiều triển lãm quốc tế mở đăng ký trước nhiều tháng, có mức phí ưu đãi sớm và cơ chế lựa chọn vị trí gian hàng theo thứ tự đăng ký. Chuẩn bị sớm vì vậy có thể giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát chi phí, vừa có thêm lựa chọn vị trí.

Với Dh Foods, việc tính toán cho mùa triển lãm tiếp theo thường bắt đầu ngay khi sự kiện năm nay vừa kết thúc. Đây cũng là cách tạo thời gian chuẩn bị cho cả đội ngũ, thay vì đến sát ngày mới chạy theo từng đầu việc.

Tuy nhiên, đăng ký gian hàng mới chỉ là bước đầu. Một phần cần được đầu tư nghiêm túc là Business Matching, chương trình kết nối doanh nghiệp với người mua, nhà nhập khẩu và đối tác tiềm năng.

Hồ sơ doanh nghiệp cần giúp đối tác nhanh chóng hiểu sản phẩm, năng lực cung ứng và cơ hội hợp tác. Doanh nghiệp cũng nên chủ động gửi lời mời gặp những người mua phù hợp, thay vì chỉ chờ khách đi ngang gian hàng.

Với đơn vị lần đầu tham gia triển lãm quốc tế, đi cùng đoàn doanh nghiệp Việt Nam có thể là phương án đáng cân nhắc nếu chương trình có hỗ trợ gian hàng, kết nối giao thương và hướng dẫn tổ chức.

Bài học: Lịch hẹn với đúng đối tác cần được chuẩn bị kỹ như chính gian hàng.

2. Tiết kiệm chi phí gian hàng bằng sự chuẩn bị

Một tấm poster sai kích thước có thể chỉ là lỗi nhỏ khi triển lãm diễn ra gần văn phòng. Nhưng ở nước ngoài, việc sửa lại có thể kéo theo chi phí in gấp, vận chuyển và thời gian xử lý ngoài dự kiến.

Ông Dũng gợi ý doanh nghiệp kiểm tra kỹ kích thước vách gian hàng trước khi thiết kế, cân nhắc in poster hoặc backdrop tại Việt Nam rồi mang theo nếu phù hợp. Việc đóng gói cũng cần được tính toán để tài liệu không nhăn, hỏng trong quá trình di chuyển.

Với kệ trưng bày, bàn ghế hoặc thiết bị bổ sung, nên so sánh phương án thuê tại triển lãm với mua và giao đến địa điểm tổ chức. Trong một số trường hợp, mua một chiếc kệ phù hợp có thể tiết kiệm hơn thuê vài ngày.

Từ góc độ quản trị chi phí, điều cần so sánh là tổng chi phí để vật dụng có mặt và sử dụng được tại gian hàng, bao gồm vận chuyển, tiếp nhận, lắp đặt và xử lý sau sự kiện.

Bài học: Tiết kiệm hiệu quả là giảm khoản phát sinh có thể tránh, đồng thời giữ chất lượng trải nghiệm của đối tác.

3. Chuẩn bị hàng mẫu cho cả cuộc gặp sau triển lãm

Mang vừa đủ sản phẩm để trưng bày có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ một bước quan trọng: để người mua mang hàng mẫu về đánh giá.

Đối tác có thể cần thử sản phẩm, trao đổi với đội ngũ hoặc xem xét khả năng phân phối trước khi đi tiếp. Vì vậy, hàng mẫu cần được chuẩn bị theo mục tiêu kết nối, bên cạnh lượng hàng dành cho trưng bày.

Theo chia sẻ của ông Dũng, phương án vận chuyển phải được tính từ sớm, tùy số lượng và điều kiện của thị trường đến. Đặc biệt với thực phẩm, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định nhập khẩu, hải quan và khai báo áp dụng cho từng chuyến đi.

Một gian hàng đã hoàn thiện nhưng hàng mẫu chưa đến nơi sẽ làm giảm đáng kể khả năng giới thiệu sản phẩm.

Bài học: Hàng mẫu là công cụ giúp đối tác tiến thêm một bước trong quá trình đánh giá và hợp tác.

4. Đừng để mục tiêu bán hàng tại chỗ lấn át mục tiêu phát triển thị trường

Mỗi triển lãm có quy định riêng về khách tham quan và hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra lịch trình, đối tượng khách và điều kiện của từng kỳ tổ chức trước khi tham gia.

Nhưng ngay cả khi được phép bán hàng, câu hỏi quan trọng vẫn là: doanh nghiệp đến đây để đạt điều gì?

Nếu mục tiêu là tìm nhà nhập khẩu hoặc xây dựng mạng lưới phân phối, thời gian tại gian hàng nên ưu tiên cho việc tìm hiểu nhu cầu, giới thiệu năng lực và ghi nhận thông tin đối tác. Một cuộc trao đổi đúng người có thể mở ra giá trị dài hạn lớn hơn doanh số bán lẻ trong vài ngày.

Ông Dũng lưu ý rằng người mua ghé qua rất nhiều gian hàng, xem nhiều sản phẩm và khó nhớ hết từng doanh nghiệp. Vì vậy, sau mỗi cuộc gặp, cần ghi lại thông tin liên hệ, nhu cầu và nội dung đã trao đổi.

Sau triển lãm, doanh nghiệp nên chủ động gửi thư cảm ơn, hồ sơ sản phẩm và đề xuất thương mại phù hợp khi có đủ thông tin.

Bài học: Cơ hội kinh doanh cần được tiếp nối. Danh thiếp chỉ có giá trị khi doanh nghiệp biết bước tiếp theo là gì.

5. Tính chi phí di chuyển bằng cả tiền, thời gian và sức lực

Vé máy bay và khách sạn thường được xem là phần hậu cần. Nhưng những lựa chọn này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc của đội ngũ trong suốt triển lãm.

Theo ông Dũng, doanh nghiệp nên chủ động đặt vé, chỗ ở và tìm hiểu thủ tục nhập cảnh từ sớm. Khách sạn thuận tiện đi lại có thể giúp cả đoàn tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi phải có mặt tại gian hàng từ sáng.

Ở những thành phố thường xuyên ùn tắc, khoảng cách ngắn trên bản đồ chưa chắc đồng nghĩa với hành trình nhanh. Lựa chọn phòng rẻ hơn nhưng phải di chuyển nhiều có thể khiến tổng chi phí tăng và đội ngũ mệt mỏi trước những cuộc gặp quan trọng.

Bài học: Một phương án hậu cần tốt phải giúp đội ngũ đến đúng giờ, đủ sức làm việc và chủ động với lịch hẹn.

Bài học kinh doanh: Hiệu quả triển lãm được tạo ra từ trước khi gian hàng mở cửa

Từ chia sẻ của ông Nguyễn Trung Dũng, có thể thấy việc tham gia triển lãm cần được quản trị như một hoạt động phát triển thị trường có mục tiêu rõ ràng.

Trước sự kiện, doanh nghiệp cần chọn đối tác muốn gặp và chuẩn bị lý do để họ quan tâm. Trong sự kiện, cần hiểu nhu cầu và thống nhất bước tiếp theo. Sau sự kiện, cần duy trì trao đổi để cơ hội không bị bỏ quên.

Ở góc nhìn Bài Học Kinh Doanh, bên cạnh số lượt ghé gian hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi thêm những chỉ số sát mục tiêu hơn: số cuộc gặp đúng đối tượng, số yêu cầu nhận mẫu, số đề nghị báo giá và số đối tác tiếp tục trao đổi sau triển lãm.

Không phải cuộc gặp nào cũng trở thành đơn hàng ngay. Nhưng một quy trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp biết ngân sách đang tạo ra cơ hội ở đâu và cần cải thiện điều gì cho lần tiếp theo.

Gian hàng có thể tháo dỡ sau vài ngày. Giá trị của chuyến triển lãm nằm ở những mối quan hệ kinh doanh tiếp tục phát triển sau đó.

Nếu chỉ được chọn một mục tiêu cho kỳ triển lãm tới, doanh nghiệp của bạn sẽ ưu tiên tăng nhận diện, tìm nhà phân phối hay kiểm chứng nhu cầu tại thị trường mới?

Gợi ý hành động