Ngân sách triển lãm: Tính đủ chi phí trước khi tính doanh thu

1. Tách dòng tiền phải trả và nguồn lực đang sử dụng

Tiền thuê gian hàng chỉ là một dòng trong ngân sách. Doanh nghiệp còn có thể trả cho thiết kế, điện và thiết bị, hàng mẫu, vận chuyển, vé máy bay, chỗ ở, phiên dịch và hoạt động sau sự kiện. Mỗi khoản cần ghi số lượng, đơn giá, người xác nhận và thời điểm thanh toán.

Lập thêm cột nguồn lực nội bộ: ngày công chuẩn bị, thời gian đứng gian hàng và chăm sóc khách. Với lương nhân sự đã trả cố định, cần phân biệt phần chi thêm bằng tiền với chi phí phân bổ; không cộng cùng một khoản hai lần.

Tổng chi tiền giúp quản lý khả năng thanh toán. Tổng chi phí đầy đủ giúp so sánh hiệu quả với các phương án tìm khách khác. Hai góc nhìn phục vụ hai câu hỏi khác nhau nên cần được ghi rõ.

2. Ví dụ ngân sách 120 triệu đồng: Một giả định để thực hành

Giả sử doanh nghiệp phân bổ 45 triệu cho gian hàng và thiết kế, 15 triệu cho hàng mẫu và vận chuyển, 30 triệu cho đi lại và lưu trú, 20 triệu cho nhân sự và xử lý cơ hội, 10 triệu dự phòng. Tổng là 120 triệu đồng. Đây là ví dụ tính toán, không phải báo giá thị trường hay ngân sách của Dh Foods.

Với từng khoản, ghi rõ thuế, phí giao nhận, phần hoàn lại và điều kiện hủy có nằm trong số dự kiến hay chưa. Khoản dự phòng không thay thế việc hỏi rõ hạng mục còn thiếu trong báo giá.

Nếu nguồn tiền giới hạn, hãy giữ ngân sách cho mẫu hàng và chăm sóc cơ hội trước khi tăng trang trí. Một gian hàng ít chi tiết hơn vẫn có thể làm việc tốt; một nhóm không còn nguồn lực gửi mẫu và phản hồi báo giá thì khó đi tiếp.

3. Tính hòa vốn bằng biên lợi nhuận đóng góp

Lợi nhuận đóng góp là phần doanh thu còn lại sau chi phí biến đổi liên quan đến đơn hàng, trước khoản chi triển lãm đang đánh giá. Cần thống nhất cách tính, bao gồm các khoản thực sự phát sinh như sản phẩm, giao hàng hoặc hoa hồng theo cấu trúc kinh doanh của mình.

Trong ví dụ giả định, nếu tổng chi phí triển lãm là 120 triệu đồng và tỷ lệ lợi nhuận đóng góp là 30%, doanh thu tăng thêm cần để bù khoản chi này là 120 triệu ÷ 30% = 400 triệu đồng. Đây là ngưỡng bù chi phí theo giả định, chưa phải lợi nhuận ròng toàn doanh nghiệp.

Chỉ tính phần doanh thu tăng thêm có cơ sở gắn với sự kiện, trong khoảng theo dõi đã chọn. Không đưa toàn bộ hợp đồng của khách cũ vào kết quả triển lãm, không coi báo giá chưa chốt là doanh thu và không trừ lại khoản chi đã nằm trong biên đóng góp.

4. Đo cơ hội trước khi hợp đồng đủ thời gian hình thành

Định nghĩa cơ hội đủ điều kiện trước sự kiện. Một cách làm là yêu cầu có doanh nghiệp phù hợp, nhu cầu cụ thể, người liên hệ có vai trò rõ và bước tiếp theo được thống nhất. Danh thiếp thiếu bối cảnh chỉ nên được ghi là liên hệ mới.

Nếu 120 triệu đồng tạo ra 20 cơ hội đạt định nghĩa này, chi phí bình quân là 6 triệu đồng mỗi cơ hội. Chỉ số đó không phải chi phí có một khách hàng, vì chưa biết bao nhiêu cơ hội sẽ mua. Nếu chưa có cơ hội đủ điều kiện, ghi chưa tính được thay vì chia cho 0.

Theo dõi riêng số mẫu được đánh giá, báo giá được phản hồi, đơn thử và doanh thu thực nhận. Chọn kỳ đánh giá theo chu kỳ bán hàng; dùng lần rà soát đầu để điều chỉnh cách theo khách, không vội kết luận toàn bộ giá trị của một sự kiện.

Gợi ý hành động